Assistant de Gestion Administrative - Conseil Départemental de la Haute-Marne H/F - Conseils départementaux

Rémunération brute mensuelle :
Adjoint administratif

Echelon 1 : 1 801,74 €
R.I.F.S.E.EP. : 316 €
Sujétion : 0 €
« pas de sujétion»
.

Missions du service - positionnement de l'agent :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable, l'assistant(e) de gestion administrative de la Maison des Solidarités Départementales assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d'informations internes et externes. Il/elle intervient plus spécifiquement au sein du Pôle « Enfance ».

Tâches confiées :

Suivi administratif des enfants confiés
- Suivi des calendriers de visite et des tableaux de mesures par référent ASE ;
- Gestion des échéanciers de toutes les mesures judiciaires et administratives ;
- Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses et des réunions ;
- Suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d'un enfant confié (autorisation de sortie, inscription scolaire, etc.) ;
- Préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse ;
- Participation à l'organisation des sorties.

Accueil physique et téléphonique du public (lors des astreintes ou en cas d'absence des collègues référentes)
- Accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la Maison des Solidarités Départementales et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs.
- Prise d'informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux ;
- Suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant).

Mise en forme, classement des documents et gestion des archives
- Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques,
- Archivage physique et électronique des dossiers individuels.

Profil recherché :

- Sens du service public, des responsabilités ;
- Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.) ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l'usager (SOLIS) ;
- Aptitude à communiquer et à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire ;

• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note