Chargé de la Vie Institutionnelle Communautaire et Municipale H/F - Ca de Chaumont

Au sein de la Direction Générale des Services, et sous l'autorité du Responsable du service Vie Institutionnelle, vous serez chargé(e) de :

Assurer l'organisation et la préparation des instances décisionnelles communautaires :
- assurer l'organisation matérielle des séances des instances communautaires et municipales (réservation des salles, organisation de la salle, sonorisation...),
- assurer la préparation des séances des instances décisionnelles communautaires et municipales (préparation et diffusion des échéanciers prévisionnels auprès des services, suivi des commissions communautaires et municipales, élaboration des invitations, des dossiers de séances, suivi des envois.),
- s'assurer du respect des échéances par l'ensemble des services,
- veiller à la cohérence des projets de délibérations proposés.

Assurer le secrétariat des instances décisionnelles communautaires :
-participer et veiller au bon déroulement des instances décisionnelles (respect du quorum, gestion des pouvoirs/procurations, contrôle des opérations de vote, des signatures.),
- apporter si besoin toute assistance notamment matérielle en séance.

Assurer le suivi des actes pris par les instances décisionnelles communautaires :
- finaliser la rédaction des délibérations conformément aux décisions prises et s'assurer de leur validation,
- assurer le caractère exécutoire des délibérations notamment par leur transmission au contrôle de légalité,
- assurer l'élaboration, le suivi et la diffusion des procès-verbaux des séances,
- assurer l'élaboration et le suivi du registre des délibérations, des décisions et des arrêtés.

Assurer le suivi de la composition des instances :
- assurer le suivi et accomplir en lien avec le service Expertise Juridique et Contentieux les formalités liées aux modifications de la composition des instances communautaires et municipales (gestion des démissions, installation d'un élu, tableau d'ordre.).

Missions transverses :
- identifier et proposer des méthodologies permettant la poursuite du projet impulsé par le service de dématérialisation des actes,
- contribuer au développement des projets portés ou impulsés par le service (poursuite du processus d'harmonisation des écrits, optimiser l'utilisation du logiciel ACTES OFFICE.),
- assister si besoin les autres collaborateurs du service Vie Institutionnelle pour répondre aux éventuels pics d'activité.

Profil :
Vous maîtrisez les principes de base du fonctionnement des instances territoriales et de l'intercommunalité mais aussi l'outil informatique.
Vous disposez également des compétences dans la prise de notes, la mise en forme de tous types de courriers.
Vous avez une aptitude à gérer le stress et appréhender les situations urgentes.
Des capacités d'organisation et d'adaptation ainsi qu'une capacité à travailler en équipe, de la rigueur et de la discrétion viendront compléter votre profil. Permis B souhaité.

Poste à temps complet à pourvoir immédiatement.
Horaires variables selon le règlement intérieur du temps de travail.
Prestations d'action sociale : chèques déjeuners, adhésion au CNAS, contrat collectif prévoyance et santé (participation employeur mensuelle de 7 euros et 15 euros), etc., .

Candidature (lettre de motivation + CV) à adresser avant le 26 juin 2026

Experience: 1 An(s) - secrétariat de direction

Compétences: Socio-économie,Concevoir et gérer un projet,Evaluer la mise en oeuvre d'un projet, d'un plan d'action,Elaborer une stratégie de développement d'activité,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Appréhension des situations urgentes ,Prise de notes,Maitrise de l'outil informatique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.